Unterweisungssoftware testen: Ist LENA das Richtige für mich?

Der vorliegende Artikel bemüht sich um eine unbefangene Darstellung. Wir sagen Ihnen nicht, dass LENA die beste Unterweisungssoftware ist, sondern zeigen Ihnen:

1. Welche Aspekte für eine Unterweisungssoftware relevant sind

2. Wie man eine Unterweisungssoftware auf Herz und Nieren testet

Die fünf wichtigsten Bereiche jeder Unterweisungssoftware

Die effektivste Vorgehensweise, um eine Software zu prüfen, ist es, kritische Workflows gezielt selbst zu durchlaufen. Dafür versetzen Sie nacheinander in die vier Personengruppen, die die Software benutzen werden: Benutzer:innen, Administrator:innen, Trainer:innen und Prüfer:innen.

Folgende Bereiche kristallisieren sich dafür als die wichtigsten heraus:

Je nach Unternehmen werden die Bereiche unterschiedlich wichtig oder einzelne Aspekte mehr oder weniger relevant sein.

Bedienung für Schulungsteilnehmer:innen

Ob die Einführung einer Unterweisungssoftware erfolgreich gelingt, entscheidet sich vor allem daran, ob sie von den Benutzer:innen angenommen wird.

Daher lohnt es sich, die Software aus Benutzersicht auszuprobieren.

Wie Sie es testen

Schlüpfen Sie in die Rolle Ihrer späteren Benutzer:innen! Am besten legen Sie sich einen Testbenutzer an und teilen diesem Benutzer ein Training Ihrer Wahl zu. Loggen Sie sich anschließend aus Ihrem Admin-Benutzer aus und loggen Sie sich mit Ihrem Test-Benutzer ein. Alternativ können Sie einen oder eine Kolleg:in darum bitten.

Absolvieren Sie das Training. Dabei achten Sie zum Beispiel darauf:

• Ob es direktes Feedback bei richtigen oder falschen Antworten gibt

• Ob Benutzer:innen echtes Verständnis demonstrieren müssen oder ob der Test wiederholt werden kann, bis man zufällig besteht

• Welche Einstellungsmöglichkeiten es für Benutzer:innen gibt (z. B. Spracheinstellungen)

• Ob Rückfragen gestellt werden können

• Wie transparent die Aktivitäten von Benutzer:innen für Adminstrator:innen einsehbar sind

Benutzerverwaltung

Die Anlage von Benutzer:innen, die Vergabe von Berechtigungen und die Zuteilung von Unterweisungen gehören zu den zentralen Funktionen einer Schulungssoftware.

Was es zu testen gibt

Wie Sie es testen

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und legen Sie eine:n Benutzer:in an. Gehen Sie sicher, dass Sie alle für Sie relevanten Optionen finden. Gegebenenfalls tauchen einige Optionen erst auf, nachdem ein:e Benutzer:in erstellt wurde.

Falls Sie viele Schulungsteilnehmer:innen haben, sollten Sie außerdem nach einer Benutzerimport-Möglichkeit oder Schnittstelle Ausschau halten und diese mit einer Handvoll fiktiver Benutzer:innen testen.

Unterweisungen und Schulungen erstellen

Keine Unterweisungssoftware ohne Unterweisungen: Wie einfach Sie Ihre Inhalte erstellen und bearbeiten können, entscheidet maßgeblich über Qualität und Praxistauglichkeit Ihrer Unterlagen und wie viel Arbeit Sie für ein gutes Ergebnis investieren müssen.

Was es zu testen gibt

Wie Sie es testen

Neue Unterweisungen zu erstellen ist ein zeitaufwendiger Prozess. Am schnellsten testen Sie eine Unterweisungssoftware daher, indem Sie Vorlagen des Tools anpassen oder vorhandene eigene Inhalte importieren.

Anschließend können Sie ausprobieren, wie einfach es ist, einen eigenen Abschnitt hinzuzufügen. Danach erstellen Sie eine Wissensüberprüfung und, sofern relevant, eine Übersetzung. Abschließend teilen Sie die Unterweisung in einem üblichen Intervall zu (z. B. ab morgen zwei Wochen Zeit zum Absolvieren; Wiederholung alle zwei Jahre). So prüfen Sie, ob alle relevanten Möglichkeiten vorhanden sind.

Reporting & Rechtssicherheit

Die automatische Dokumentation aller Unterweisungsvorgänge und die damit erhöhte Rechtssicherheit sind für viele die Hauptargumente für eine Unterweisungssoftware. Entsprechend müssen lückenlose Dokumentation und revisionssichere Nachweise gegeben sein.

Was es zu testen gibt

Wie Sie es testen

Falls Sie in Ihrer Vergangenheit bereits ein Audit oder eine Behördeninspektion hatten, empfiehlt es sich, die damals angeforderten Daten in der Software ausfindig zu machen. Stehen Ihnen alle relevanten Daten zur Verfügung?

Die Revisionssicherheit testen Sie, indem Sie eine Unterweisung absolvieren, dann etwas am Inhalt ändern und anschließend im Archiv prüfen, ob die Trainingsinhalte korrekt und ohne die Veränderung gespeichert werden.

Support

Was es zu testen gibt

Wie Sie es testen

Im Laufe Ihres Tests werden sicher Fragen auftauchen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um herauszufinden, welche Hilfestellungen es gibt. Insbesondere falls es einen persönlichen Support gibt, lohnt es sich, dort einmal anzurufen.

Drei typische Stolperfallen

Die Entscheidung für oder gegen eine Software endet nicht bei den Funktionen. Gehen Sie daher sicher, dass Sie sich auch über folgende Themen informieren:

Kostenstruktur

Informieren Sie sich gut über das Lizenzmodell. Welche Kosten fallen einmalig an, was sind die laufenden Kosten? Wie sieht es mit den Kündigungsmodalitäten aus? Gibt es Rabatte bei längerfristigen Bindungen?

Das Ghost-User-Problem

Wenn Benutzer:innen das Unternehmen verlassen, sind sie zwar keine aktiven Benutzer:innen mehr, aber Daten und Nachweise müssen häufig weiter aufbewahrt werden. Klären Sie daher:

• Gibt es die Möglichkeit, Benutzer:innen zu „archivieren“ oder zu deaktivieren?

• Muss dafür die volle Lizenzgebühr gezahlt werden?

• Müssen Sie Benutzerdaten aufwendig manuell exportieren?

Schnittstellen

Ab ca. 100 Benutzer:innen erleichtern automatisierte Schnittstellen zu Ihren Verzeichnisdiensten oder Mitarbeiter-Apps die Verwaltung sehr. Informieren Sie sich, ob eine Anbindung an Ihre bestehenden (z. B. Active Directory / Azure AD) möglich ist, um alle Benutzerdaten automatisch synchron zu halten.

Wenn es passt …

Haben Sie bereits alle für Sie relevanten Aspekte getestet? Wenn Ihnen LENA gefällt, ist der nächste Schritt, letzte Fragen zu klären und/oder ein Angebot anzufordern. Dafür buchen Sie sich am besten einen Online-Termin mit unserem Sales-Team.

Sollte Sie die eine oder andere Funktion nicht gefunden haben, zögern Sie nicht, danach zu fragen. Wir finden eine Lösung.

Wir wünschen erfolgreiches Testen!

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