Funktionaler Schulungsbedarf: Was jemand für seinen Job braucht
Jede Stelle im Unternehmen erfordert gewisse Kompetenzen von der Person, die sie ausfüllt. Funktionaler Schulungsbedarf entsteht überall dort, wo Anforderungen und das tatsächliche Wissen der Mitarbeiter:innen auseinander klaffen.
Dieser Bedarf entsteht laufend bei Neueinstellungen, Beförderungen, Prozessänderungen und überall dort, wo Aufgaben wachsen, aber das Wissen noch nicht mitgewachsen ist.
Zum Beispiel:
Ein:e neue:r Mitarbeiter:in im Lager muss den sicheren Umgang mit Flurförderzeugen beherrschen.
Eine Führungskraft, die erstmals Mitarbeitergespräche führt, braucht Feedback-Kompetenz.
Ein:e Vertriebsmitarbeiter:in, der mit einem neuen CRM-System arbeiten wird, muss die Bedienung lernen.
Woran erkennt man funktionalen Schulungsbedarf – und wie ermittelt man ihn skalierbar?
Kompetenzprofile:
Für jede Rolle wird ein Soll-Kompetenzprofil erstellt, welches definiert, welche Fähigkeiten für eine Rolle nötig sind. Durch systematische Befragungen und/oder Interviews mit Vorgesetzten oder relevanten Kontaktpersonen wird anschließend ermittelt, wo Mitarbeiter:innen Nachholbedarf haben.
Wissenschecks zu bestehenden Schulungsthemen:
Ob Wissen langfristig hängen geblieben ist, kann man überprüfen, indem man die Tests zu bereits absolvierten Schulungen regelmäßig wiederholt.
Besonders einfach ist dies mit digitalen Schulungen arbeitet, erhält diese Daten automatisch: Themen mit auffällig niedrigen Erfolgsquoten über mehrere Mitarbeiter:innen hinweg sind ein direktes Signal, dass Schulungsbedarf besteht oder Inhalte überarbeitet werden müssen.
Fehler- und Qualitätsdaten auswerten:
Wiederkehrende Fehler in der Produktion, Reklamationen oder sinkende Qualitätskennzahlen lassen sich oft auf konkrete Wissenslücken zurückführen. Wer regelmäßig prüft, in welchen Bereichen Fehler gehäuft auftreten, findet dort fast immer auch Schulungsbedarf.
Strukturierte Mitarbeiterbefragungen:
Mitarbeiter:innen wissen oft bereits, wo sie unsicher sind oder wo ihnen Wissen für ihre tägliche Arbeit fehlt. Eine Mitarbeiterbefragung mit 5-6 Fragen liefert dabei bereits wichtige Insights.
💡 Wichtig dabei: nicht fragen, welche Schulungen jemand gerne hätte, sondern welche konkreten Aufgaben schwerfallen oder wo Unsicherheiten bestehen.
Onboarding-Auswertungen:
Wenn etwas nicht dokumentiert, nicht gut erklärt oder nicht so selbstverständlich ist, wie gedacht, fällt das vor allem beim Onboarding auf. Deswegen wird systematisch ausgewertetes Onboarding-Feedback gerne genutzt, um funktionalen Schulungsbedarf zu ermitteln.
Zukunftsorientierter Schulungsbedarf: Kompetenzen für morgen
Der dritte Typ ist der am häufigsten übersehene und gleichzeitig der strategisch wichtigste.
Zukunftsorientierter Schulungsbedarf entsteht nicht aus einem aktuellen Defizit, sondern aus einer Veränderung, die sich abzeichnet. Neue Technologien verändern Arbeitsprozesse. Regulatorische Anforderungen werden strenger. Märkte verschieben sich. Wer wartet, bis der Bedarf offensichtlich ist, hat bereits wertvolle Zeit verloren.
Woran erkennt man zukunftsorientierten Schulungsbedarf?
Strategische Unternehmensplanung: Welche Kompetenzen braucht das Unternehmen in zwei bis fünf Jahren? Was steht auf der Roadmap – neue Märkte, neue Produkte, neue Technologien?
Branchenentwicklungen und regulatorische Ankündigungen: Neue Gesetze und Normen kündigen sich meist mit Vorlaufzeit an – wer frühzeitig schult, ist vorbereitet.
Technologische Veränderungen im Betrieb: Die Einführung von KI-Tools, Automatisierungslösungen oder neuen Softwaresystemen erzeugt Schulungsbedarf, bevor die Systeme live gehen.
Marktbeobachtung und Wettbewerbsanalyse: Was können Mitarbeiter:innen führender Unternehmen der Branche, was die eigene Belegschaft noch nicht kann?
Schulungsmatrix: Den Schulungsbedarf nicht aus den Augen verlieren
Führt man alle drei Kategorien zusammen, erhält man den Schulungsbedarf – also wer zu was wie oft geschult werden sollte.
Diese Daten fallen häufig sehr umfangreich aus. Damit man dabei nicht den Überblick verliert, nutzen viele Unternehmen eine Schulungsmatrix.
So geht’s: Eine Schulungsmatrix zeigt auf einer Achse die Person bzw. die Rollen und auf der anderen Achse potenzielle Schulungsthemen. Auf der Überschneidung der der beiden Achsen kann man so markieren, wo Schulungsbedarf besteht und gegebenenfalls Details wie Intervalle spezifizieren.
Das Ergebnis der gesamten Erhebung bildet die Grundlage für den Schulungsplan mit konkreten Themen, zugeordneten Zielgruppen und realistischen Terminen.
Tipp: In der digitalen Schulungsplattform LENA bleibt dieses X nicht nur eine Markierung: Schulungen werden sofort in Ihrem vorgegebenen zeitlichen Rahmen geplant und digital umgesetzt.
